Notater og høydepunkter

Notatfeltet

Notatfeltet fyller hoveddelen av møtesiden, rett under opptakslinja. Skriv fritt og la autolagringen gjøre resten. Alt lagres automatisk hvert par sekund.

Formater notatene

Notatfeltet formaterer mens du skriver. Marker tekst og bruk knappene over feltet for fet, kursiv og understreket skrift, eller bruk hurtigtastene Ctrl+B, Ctrl+I og Ctrl+U (⌘ på Mac). Knappene for overskrifter og lister gjelder linja du står på.

Kan du markdown, går det enda fortere. Skriv tegnene, så blir de til formatering med det samme:

• Skriv # og mellomrom først på linja for en stor overskrift, ## for en mellomstor og ### for en liten.
• Start linja med - eller * og mellomrom for punktliste, eller 1. for nummerert liste. Enter lager neste punkt av seg selv, et tomt punkt avslutter lista, og Tab rykker punktet inn et nivå.
• To stjerner rundt ordet gir fet skrift i det du lukker dem, én stjerne gir kursiv.

Formateringen er helt valgfri: stikkord i vill uorden fungerer akkurat like bra, og transkriberingen og referatet bryr seg ikke om formatering.

Skrev du på papir? Ta et bilde

Kameraknappen ytterst til høyre i formateringslinja skriver av notatene du har på papir. Trykk på den, og velg om du vil ta bildet der og da eller hente et du alt har tatt. Teksten legger seg nederst i notatfeltet noen sekunder etter.

Slik blir avskriften best:

• Hold telefonen rett over arket, ikke på skrå, og få hele siden innenfor.
• Godt lys, og pass på at skyggen din ikke faller over teksten.
• Ett ark om gangen. Har du flere sider, tar du ett bilde per side.

Teksten kommer inn med overskriftene, punktlistene og uthevingene fra arket. Håndtegnede tabeller blir punktlister, og avkrysningsbokser blir vanlige punkter. Bildet lagres ingen steder hos oss: vi leser det, gir deg teksten, og så er det borte. Vil du prøve på nytt, tar du rett og slett bildet en gang til.

Les alltid gjennom etterpå. Avskriften er laget med KI, og håndskrift kan bli lest feil. Ord vi ikke fikk tak i, står som [uleselig], og ord vi er usikre på, har [?] rett etter seg. Da ser du med én gang hva som må sjekkes. Teksten er din som alt annet i notatfeltet, så rett den som du vil.

Når teksten først står i notatfeltet, teller den som notatene dine: den flettes inn i referatet, er søkbar sammen med resten, og blir med i eksporten. Papiret trenger du ikke lete etter igjen.

Notatene gjør referatet bedre

Notatene er mer enn huskelapper: de brukes som fasit på navn, fagtermer og forkortelser, både når vi transkriberer og når referatet lages. Skriver du «churn rate» i notatene, retter vi transkriptet der talegjenkjenningen hørte noe annet.

Et lite triks som gir mye: skriv inn deltakerne under Detaljer, og noter kundenavn, produktnavn og fagord du vet kommer til å bli sagt, *før* du starter transkriberingen. Da kjenner talegjenkjenningen dem igjen med en gang, i stedet for å gjette. Det hjelper aller mest på engelske fagord midt i norsk tale, som «go-live», «scope creep» og «backlog». De er ellers det vanskeligste å høre riktig.

Går de samme ordene igjen møte etter møte? Da er det raskere å legge dem i gloseordboken én gang under Innstillinger → Organisasjon, i stedet for å skrive dem i notatene hver gang.

Deltakere huskes på tvers av møter

Deltakerne legger du inn under Detaljer på møtesiden: navn er nok, og e-post, selskap og org.nr er valgfritt. Du kan ha inntil 50 deltakere på ett møte.

Skriver du inn den samme personen i et nytt møte, kjenner vi henne igjen og bruker den samme oppføringen. Vi går etter e-postadressen når du har fylt den inn, ellers etter navnet. Det betyr to ting i praksis: skriv e-posten når du har den, så blir det aldri to av samme person, og skriv navnet likt fra gang til gang når du ikke har e-posten. Har du fylt inn selskap eller org.nr én gang, blir det stående: et møte der du bare rekker å taste navnet, tømmer ingenting.

Fjerner du en deltaker fra det siste møtet hun var med i, sletter vi oppføringen om henne helt. Vi tar altså ikke vare på kontaktinformasjon om folk som ikke lenger står oppført noe sted hos deg. Er personen selv med i arbeidsområdet ditt, blir hun værende. Da er det brukeren sin, ikke en oppføring vi har laget.

Høydepunkter og handlingspunkter

• Trykk H (eller klikk høydepunkt-knappen i opptakslinja) for å sette et tidsstemplet bokmerke når noen sier noe viktig.
• Trykk A for å markere et handlingspunkt, altså noe som skal følges opp etterpå.

Hurtigtastene virker uansett hvor du er på møtesiden, men aldri mens du skriver i notatfeltet. Der blir H og A helt vanlige bokstaver.

Høydepunktene samler seg i lista til høyre for notatene, med en tidslinje øverst, og hjelper referatet med å løfte frem det som faktisk var viktig. Merker du noe uten at et opptak går, får det ingen tidsstempler.

Vil du skrive noe om det du merket, gjør du det etterpå: klikk snakkeboblen på høydepunktet i transkript-fanen. Da får det en kommentartråd med navn og tidspunkt på hvert innlegg, og du kan rette eller slette det du har skrevet uten å miste selve merket.

Tagger

Vil du merke ting på din egen måte? Klikk tagg-knappen i opptakslinja. Der ligger ordene arbeidsområdet ditt bruker, og du setter ett av dem med ett klikk. Et høydepunkt med en tagg på er det fjerde slaget, ved siden av høydepunkt, handlingspunkt og kommentar.

Du kan tagge etterpå også. I transkript-fanen ligger den samme ordlista to steder: hold musepekeren over en linje og klikk tagg-knappen, så settes ordet på den linja. Eller åpne … på et høydepunkt du alt har merket og velg Sett en tagg …, så blir merket en tagg med tidspunktet, teksten det dekker og kommentarene sine i behold. Har det fått en foreslått tittel, står den også.

Søkefeltet øverst i menyen gjør begge deler: det filtrerer lista mens du skriver, og trykker du Enter på et ord som ikke står der, lager vi det. Skriver du et ord noen andre alt har brukt, får du det samme ordet i stedet for et nytt som ser likt ut. Store og små bokstaver og ekstra mellomrom teller ikke.

Taggene er felles. Ordene ligger i arbeidsområdet, ikke i nettleseren din, så en kollega som merker noe med «risiko» gjør ordet tilgjengelig for deg også, og listene dine på jobb-PC-en og mobilen er den samme. Du ser bare ord som står på noe du har tilgang til: et ord fra et privat møte du ikke er med i, dukker ikke opp hos deg.

Eier og administrator kan ta et ord ut av lista med krysset ved siden av det. Det rydder bare i menyen. Alt som alt har fått ordet, står som det står, enten det er et høydepunkt, en fil eller et notat, og ingenting forsvinner fra et møte. Det finnes ingen påtvunget struktur: ordene skrives av dere, ikke av oss.

De samme ordene kan stå på et dokument, et notat og en rapport. Åpner du en fil eller et notat, ligger «Legg til tagg» rett over teksten, med den samme lista. Det er ett vokabular i arbeidsområdet, med flere steder å feste det: taggen «risiko» på et notat og «risiko» på et høydepunkt inne i et møte er det samme ordet, så et søk på det finner begge deler.

Ordene dukker opp igjen i lista over materialet, under tittelen. Står ordet på hele fila, er det bare ordet. Kom det fra et høydepunkt inne i et møte, står klokkeslettet ved siden av («risiko · merket 12:03»), og du klikker deg rett til det stedet i opptaket. Det er plass til tolv tagger per sted.

Jobbe med dem etterpå

Alt du merket dukker opp igjen i transkript-fanen, som kort mellom linjene der de hører hjemme. Øverst står en oversikt: hvor mange høydepunkter, handlingspunkter, kommentarer og tagger møtet har.

• Se én type om gangen: klikk «Høydepunkt», «Handlingspunkt» eller en av de andre i oversikten. Klikk en gang til for å se alt igjen.
• Bare merket: skreller bort alt du ikke har merket, så du bare leser høydepunktene og det som skal følges opp. Underveis står det hvor mange linjer som er hoppet over.
• Pil opp og pil ned i oversikten hopper til forrige og neste merke.

Hvert kort viser hvor mye tekst merket dekker. Den fargede streken langs venstrekanten går fra kortet og ned gjennom akkurat de avsnittene.

Bak … på kortet ligger resten:

• Foreslå en tittel (høydepunkt og handlingspunkt): en kort setning om hva merket handler om, skrevet ut fra teksten rundt. Har det fått tittel før, kan du skrive den på nytt, og da tas kommentarene med.
• Sett en tagg … (høydepunkt): velg et ord fra arbeidsområdet, så blir merket en tagg. Har det alt en, heter valgene Bytt tagg … og Fjern taggen i stedet, og det siste gjør merket til et vanlig høydepunkt igjen uten å ta med seg noe annet. Ordet blir stående i lista for de andre.
• Juster hvor mye dette dekker: dra i håndtakene over og under teksten, eller bruk piltastene, og trykk Ferdig. Trykker du H midt i en setning, peker merket først bare på det tidspunktet. Her gir du det hele avsnittet.
• Fjern merket: merket og kommentarene på det forsvinner. Teksten i transkriptet blir stående.

Et handlingspunkt og en kommentar kan ikke få en tagg, og det er med vilje: de fire slagene skal holde seg fra hverandre, så tellingen øverst stemmer og du får ett svar når du spør om hva som må følges opp. Vil du tagge det samme stedet, sett taggen på linja i stedet.

Vil du bare skrive en kommentar på en linje? Hold musepekeren over linja og klikk snakkeboblen. Tagg-knappen ved siden av setter et ord på den samme linja.