Personvernerklæring

Sist oppdatert: 31. juli 2026

Notatboka hjelper deg å dokumentere møter: du noterer og tar opp, vi transkriberer og lager referatet. Det betyr at vi behandler data på dine vegne, og da skal du vite nøyaktig hva som skjer med dem. Kort versjon: dataene dine er dine. Lydopptak slettes som standard automatisk 24 timer etter transkribering, og beholdes uansett aldri lenger enn 90 dager etter den. Alt lagres i Sverige innenfor EØS, og ingenting brukes til å trene AI-modeller. Detaljene følger under.

Hvem er ansvarlig?

Notatboka er ansvarlig for tjenesten. Har du spørsmål om personvern, når du oss på hei@notatboka.no.

Rollene våre er litt forskjellige avhengig av hva slags data det gjelder:

• Kontoen din (navn, e-post, plan, betalingshistorikk): her er Notatboka behandlingsansvarlig.
• Møteinnholdet ditt (lyd, transkripter, notater, referater, dokumenter og opplysninger om møtedeltakere): her er du eller virksomheten din behandlingsansvarlig, og Notatboka er databehandler som kun behandler innholdet etter instruks fra deg. Databehandleravtale tilbys kunder på Team- og Enterprise-plan.

Hvilke data behandler vi?

• Kontoopplysninger: navn, e-postadresse og innloggingsmetode (e-post, Google eller Microsoft).
• Møteinnhold: lydopptak (slettes som standard automatisk 24 timer etter transkriberingen og senest etter 90 dager, se under), transkripter, notatene dine, referater, markører og dokumenter du laster opp.
• Deltakeropplysninger du selv registrerer: navn, e-post og selskap på møtedeltakere, samt samtykkelogg (hvem som bekreftet samtykke, og når).
• Kalenderdata (valgfritt): kobler du til kalenderen din, henter vi tittel og tidspunkt for kommende hendelser – og navn og e-post på deltakerne kun for hendelser du selv velger å opprette møte fra. Se eget avsnitt om kalenderintegrasjonen under.
• Betalingsopplysninger: håndteres i sin helhet av Stripe. Vi ser og lagrer aldri kortnummeret ditt.
• Bruksdata: hvilke funksjoner som brukes, forbruk av transkripsjonsminutter, tekniske logger og feilrapporter.

Hva bruker vi dataene til – og med hvilket grunnlag?

• Levere tjenesten – transkribering, referater, innsikt og søk. Grunnlag: avtalen med deg (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Fakturering og regnskap. Grunnlag: avtale og rettslig forpliktelse (bokføringsloven).
• Viktige e-poster om kontoen din – for eksempel kvitteringer og varsler om kvote. Grunnlag: avtale. Vi sender ikke nyhetsbrev uten at du har bedt om det.
• Forbedre produktet med aggregert bruksstatistikk (aldri innholdet i møtene dine). Grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
• Feilsøking og sikkerhet. Grunnlag: berettiget interesse.

Lydopptak slettes som standard

Lyden fra et møte brukes til én ting: å lage transkriptet. Som standard slettes lydfilen automatisk 24 timer etter at transkriberingen er fullført – da finnes bare teksten igjen. Det korte vinduet finnes for å sikre at transkriptet blir riktig: innenfor fristen kan møtet transkriberes på nytt fra lyden, for eksempel hvis feil språk ble valgt. Organisasjonen din kan i innstillingene velge en annen frist – fra umiddelbar sletting til inntil 7 døgn – eller i stedet velge å beholde lydfiler en begrenset periode, for eksempel for å kunne lytte til opptaket igjen eller kvalitetssikre referatet. Da slettes lyden automatisk når organisasjonens valgte frist er ute – og uansett senest 90 dager etter transkriberingen. Valget logges, slik at det alltid er sporbart hvem som endret det og når, og hver automatiske sletting logges også.

Ingen modelltrening. Punktum.

Innholdet ditt brukes aldri til å trene AI-modeller – verken våre egne eller leverandørenes. AI-leverandørene vi bruker behandler innholdet kun for å levere resultatet tilbake til deg, og har ikke lov til å bruke det til noe annet.

Hvor lagres dataene?

Data lagres i Sverige, innenfor EØS. Databasen og filene dine ligger hos Supabase i AWS sin region i Stockholm, appen kjører hos Vercel i Stockholm, og AI-behandlingen skjer i EU-regioner. Alt er kryptert både i ro og under overføring.

Underleverandører (subprosessorer)

Vi bruker et lite knippe underleverandører for å levere tjenesten. Dette er hele listen:

Endrer vi listen, oppdaterer vi denne siden. Kunder med databehandleravtale varsles i forkant.

Kalenderintegrasjon (valgfritt)

På Pro-planen og oppover kan du koble Notatboka til din egen Google- eller Microsoft-kalender, slik at du kan opprette møter fra kommende kalenderhendelser med deltakerne ferdig utfylt. Koblingen er frivillig og personlig – den gjelder bare din konto, og du kan når som helst fjerne den under Innstillinger → Kalender. Da slettes tilgangsnøklene umiddelbart.

• Vi ber kun om lesetilgang til kalenderen. Notatboka kan aldri opprette, endre eller slette noe i kalenderen din.
• Ved jevnlig synkronisering henter vi bare tittel og tidspunkt for kommende hendelser, så du kan velge blant dem i Notatboka.
• Navn og e-post på deltakerne i en hendelse hentes først når du aktivt velger den og oppretter et møte fra den – aldri i bakgrunnen, og aldri for hendelser du ikke bruker.
• Tilgangsnøklene lagres kryptert, og kan ikke leses av andre i organisasjonen din.
• Google og Microsoft er her din egen datakilde – du gir Notatboka tilgang til data du allerede har hos dem. De behandler ingenting på våre vegne og står derfor ikke i underleverandørlisten over.

Bruken av data fra Google API-er følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene til begrenset bruk (Limited Use).

Hvor lenge lagrer vi dataene?

• Så lenge du har konto, med mindre du sletter noe selv – da slettes det.
• Lydopptak slettes som standard automatisk 24 timer etter transkriberingen; organisasjonen kan velge umiddelbar sletting eller en frist på inntil 7 døgn. Har organisasjonen valgt å beholde lyd, slettes den automatisk etter organisasjonens frist – og uansett senest 90 dager etter transkriberingen. Opptak som aldri blir transkribert, slettes senest 90 dager etter opplasting.
• Organisasjonen din kan sette automatisk sletting av møter eldre enn et valgt antall måneder.
• Kalendertilkoblingen (tilgangsnøklene) slettes når du kobler fra eller sletter kontoen. Synkede hendelser du ikke har opprettet møte fra (kun tittel og tidspunkt), ryddes fortløpende etter hvert som de er passert.
• Sletter du kontoen eller organisasjonen, har du 30 dagers angrefrist. Etter det slettes alt permanent, og sikkerhetskopier roteres ut kort tid etter.
• Fakturaopplysninger beholdes så lenge bokføringsloven krever det, selv etter sletting.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i, retting av, sletting av og utlevering (dataportabilitet) av dine personopplysninger, og til å protestere mot eller be om begrensning av behandlingen. Det meste er selvbetjent: under Innstillinger → Dine data kan du eksportere alle dataene dine og slette kontoen – uten å spørre oss først.

Er du møtedeltaker, ikke bruker?

Hvis du har deltatt i et møte som ble dokumentert med Notatboka, er det den som holdt møtet som er ansvarlig for innholdet. Ta kontakt med vedkommende for innsyn, retting eller sletting – de har verktøyene til å ordne det. Kommer dere ikke i mål, hjelper vi gjerne til: hei@notatboka.no. Se også den korte forklaringssiden for møtedeltakere.

Sikkerhet

All data er kryptert i ro og under overføring. Tilgang styres per organisasjon med rollebasert tilgangskontroll, tofaktorautentisering er tilgjengelig for alle brukere, og sensitiv aktivitet logges. Skulle det skje et brudd på personopplysningssikkerheten, varsler vi Datatilsynet innen 72 timer og berørte brukere uten ugrunnet opphold.

Endringer i denne erklæringen

Gjør vi vesentlige endringer, varsler vi deg i appen eller på e-post før endringen trer i kraft. Datoen øverst viser alltid når erklæringen sist ble oppdatert.

Kontakt og klage

Spørsmål om personvern? Skriv til hei@notatboka.no, så svarer vi så fort vi kan.

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet. Du finner mer informasjon og klageskjema på datatilsynet.no. Vi setter likevel pris på om du tar det opp med oss først – som regel løser vi det raskt.