Operative dokumenter: kunnskapsbasen for KI-assistenten

Et notat er arbeid under vei: du dikterer, skriver om, setter status. Når det er ferdig tenkt, kan du publisere det som et operativt dokument. Da blir teksten et ferdig markdown-dokument i kunnskapsbasen, og en KI-assistent du har koblet til Notatboka kan lese det og bygge på det.

Slik publiserer du

1. Åpne notatet og trykk Publiser øverst, ved siden av kopiervalgene.
2. Velg hvor dokumentet skal ligge. Enten i ett prosjekt (det du står i, eller et annet), eller som styringsdokument for hele arbeidsområdet.
3. Se over tittelen og filnavnet. Filnavnet lages av tittelen, og du trenger sjelden å røre det.
4. Trykk Publiser. Dokumentet ligger nå under Operative dokumenter i menyen.

Notatet selv rører vi ikke. Det beholder status, ansvar og tekst, og du kan skrive videre i det og publisere på nytt senere.

Prosjektdokument eller styringsdokument?

• Prosjektdokument: gjelder ett bestemt prosjekt, for eksempel «Onboarding hos Kunde AS». Slettes du prosjektet, forsvinner dokumentet med det.
• Styringsdokument: gjelder hele arbeidsområdet, uansett prosjekt. Retningslinjer, maler og prinsipper hører hjemme her.

Det samme notatet kan publiseres flere steder, som hvert sitt dokument.

Publisere på nytt

Publiserer du et notat til et sted der det alt ligger et dokument med samme filnavn, blir det en ny versjon av det dokumentet, ikke et dokument til. Dialogen sier fra før det skjer. Den forrige teksten ligger igjen i historikken nederst på dokumentet, og i eksporten under Innstillinger.

Hva assistenten ser

Assistenten leser kunnskapsbasen som en filstruktur: først lista over dokumentene (tittel, filnavn, nivå, versjon), så hele dokumentet den vil ha, med en kort topptekst om tittel, nivå, prosjekt, versjon og publiseringsdato. Innholdet er nøyaktig slik det sto i notatet da du publiserte, ord for ord. Referanser skrevet som [[Tittel]] står som de er.

Dokumentene finnes ikke gjennom søket assistenten ellers bruker. Søket leter i møter, notater og opplastede dokumenter. Kunnskapsbasen er en egen hylle, nettopp for at det som står der skal være det som er ferdig.

Last ned som fil

Hvert dokument kan lastes ned som en .md-fil fra dokumentsiden. Fila er den samme teksten assistenten får, med den samme toppteksten, så du kan legge den i et repo eller et annet verktøy uten at noe blir annerledes.

Slette

Slett på dokumentsiden tar dokumentet og versjonshistorikken ut av kunnskapsbasen. Notatet det kom fra står igjen. En assistent som alt har lest dokumentet, har ikke glemt det, men den finner det ikke igjen.

Vanlige spørsmål

• Hvorfor kan jeg ikke publisere fra Claude? Fordi det er en redaksjonell handling: kunnskapsbasen skal være det arbeidsområdet har bestemt seg for, og det er et menneske som bestemmer. Assistenten kan legge til KI-merkede dokumenter i prosjektene dine, men ikke i kunnskapsbasen.
• Filnavnet blir avvist. Bare små bokstaver, tall og bindestrek, som «retningslinjer-for-tilbud». Tøm feltet, så lager vi et av tittelen.
• Notatet er tomt. Da er det ingenting å publisere. Skriv eller dikter først.
• Ser alle i arbeidsområdet dokumentene? Ja. Kunnskapsbasen er felles. Vil du holde noe for deg selv, lar du være å publisere det.