Slik finner Notatboka fram i materialet

Når du spør Notatboka om noe, leter vi i materialet på to måter samtidig, og setter de to trefflistene sammen til én.

To måter å lete på

Ordtreff. Vi leter etter ordene du faktisk skrev. Det er den presise måten: navn, tall, datoer og fagord treffer akkurat der de står.

Betydning. Vi leter også etter avsnitt som handler om det samme, selv om de bruker helt andre ord. Skriver du «hvem tar regningen hvis vi bommer på fristen», finner vi avsnittet om dagbot, selv om ordet «regning» ikke står noe sted.

De to utfyller hverandre. Ordtreff alene bommer på omskrivinger, og på sammensatte ord: leter du etter «kontrakt», er det ikke sikkert «leverandørkontrakt» dukker opp på ordtreff alene. Betydning alene bommer på det motsatte, nemlig et helt bestemt navn eller tall som bare står ett sted. Sammen dekker de hverandres hull.

Hva du merker

Du trenger ikke gjøre noe annerledes. Skriv spørsmålet slik du ville stilt det til en kollega, med dine egne ord. Du trenger ikke huske hvilke ord som faktisk ble brukt i møtet.

Får du ikke treff på første forsøk, hjelper det ofte å nevne noe konkret fra saken: et navn, et prosjekt, en dato eller et beløp.

«Utvid søket» i et oppdrag

Søkefeltet over materialet i et oppdrag leter i TITLENE. Det er den raske veien når du husker hva noe het.

Ved siden av feltet står ≈ Utvid søket. Slår du den på, leter vi også etter det som betyr omtrent det samme, inne i selve innholdet: skriver du «økonomi», kan du få opp «Finansiell rapport Q2» og møtet der dere snakket om lønnsomhet, selv om ordet «økonomi» ikke står noe sted.

Tre ting er verdt å vite:

• Det er en bryter, ikke noe som skjer av seg selv. Du skal vite hvorfor noe kom med.
• Rekkefølgen er den samme. Treffene legger seg der de hører hjemme i tidslinja, lista blir ikke sortert om.
• Hver rad sier hvorfor den er der. Et treff som bare kom med fordi det ligner, er merket «ligner på «økonomi»» med et utdrag fra kilden under tittelen. Utdraget er ordrett det som står der, ikke et sammendrag.

Filtrene gjelder fortsatt: har du valgt Notater, kommer det ikke et møte inn bare fordi det ligner.

Hvert utvidet søk bruker litt av arbeidsområdets AI-kvote, så vi venter til du har sluttet å skrive før vi leter. Er kvoten brukt opp, sier vi fra i en linje under feltet, og det vanlige søket i titlene virker som før.

Du finner bare det du har tilgang til

Søk, rapporter og det Claude får se viser bare materiale du selv har tilgang til. Er noe delt med andre, men ikke med deg, dukker det ikke opp, og vi sier heller ikke fra om at det finnes. Det er med vilje: hadde vi sagt «dette finnes, men du får ikke se det», ville selve tittelen vært en lekkasje.

Derfor kan to kolleger få litt ulike svar på det samme spørsmålet. Det er ikke en feil, det er tilgangene som er forskjellige.

Først kilden, så avsnittet

Hver kilde i et prosjekt har et lite kildekort: noen setninger om hva den handler om, pluss noen nøkkelbegreper. Når du spør om noe, leter vi i to omganger: først etter hvilke KILDER som handler om det du spør om, så etter hvilke AVSNITT i dem som svarer.

Det høres omstendelig ut, men det er nettopp det som gjør at et dokument der hele innholdet handler om spørsmålet ditt kommer med, selv om ingen enkeltsetning i det sier det med rene ord. Kildekortene er skrevet av en språkmodell, så vi bruker dem til å finne fram, aldri som et sitat.

Noen ganger leter vi i flere omganger

Er det første søket tynt, for eksempel fordi svaret ligger spredt eller er formulert helt annerledes enn spørsmålet ditt, leter Claude en gang til gjennom tilkoblingen. Den kan søke på nytt med andre ord, eller hente hele dokumentet i stedet for bare avsnittet den fant først. Det er den samme runden chatten i appen gjorde før den flyttet dit.

Å lete lenger betyr ikke at vi svarer for enhver pris. Finner vi fortsatt ikke dekning, sier vi det like tydelig som før.

Når vi ikke finner dekning

Finner vi ikke noe å bygge på, sier vi det rett ut i stedet for å gjette. Da er det som regel én av tre ting: materialet er ikke lagt inn ennå, det er lagt inn men ikke ferdig behandlet, eller du har ikke tilgang til kilden det står i.

Når et svar bygger på et KI-tillegg

Dokumenter som en KI-assistent har lagt til i prosjektet (for eksempel research fra en sparringsøkt) er merket som KI-tillegg. Bygger et svar i chatten på et slikt dokument, sier svaret fra om det, slik at du vet at kilden selv er KI-skrevet og kan vurdere den deretter.

Hvis søket feiler

Skulle selve søket stoppe opp, sier vi fra med en kort melding. Prøv igjen om litt: materialet ditt er urørt, og ingenting er tapt.