Ett dokument, flere prosjekter

Samme kravspesifikasjon er ofte grunnlag i kartleggingen og referanse i forprosjektet. Før måtte du velge hvilket prosjekt den «egentlig» hørte til, eller ta en kopi. Nå kan den ligge begge steder, som den samme tingen.

Én ting, flere steder

Det er ett dokument. Endrer du teksten, merknadene eller navnet, ser du det samme i alle prosjektene det ligger i. Det er hele poenget: to kopier som glir fra hverandre er verre enn ingen kopi.

• Du legger den inn et sted til med Legg i prosjekt på raden i oversikten: huk av alle stedene den hører hjemme, og lagre.
• Eller fra referansevelgeren i et notat: søk, huk av for Vis treff fra andre prosjekter, og velg treffet.
• Materiallista viser hvilket prosjekt kilden kom fra først, og «+1» når den ligger flere steder.
• Søket og Claude finner den i hvert av prosjektene.

Merknader følger dokumentet, ikke prosjektet

En merknad du skriver i et dokument, står i dokumentet. Åpner en kollega det samme dokumentet fra et annet prosjekt, ser hen merknaden din.

Det er en reell endring, og det er den prisen ett objekt koster: alternativet er at samme avsnitt kommenteres to steder og hvert prosjekt ser halve samtalen. Skal noe holdes for seg, er det synligheten på selve dokumentet som er spaken, ikke hvilket prosjekt det ligger i.

Ta ut herfra, eller slette overalt

Menyen på hver rad i materiallista har to valg, og de gjør helt forskjellige ting:

• Ta ut av prosjektet rydder bare her. Tingen slettes ikke: teksten og merknadene følger med, og du finner den igjen i oversikten over alt innhold, sammen med de andre prosjektene den eventuelt ligger i. Var dette det siste prosjektet, ligger den bare der. Viser et notat her til det du tar ut, mister den koblingen, men teksten i notatet står urørt.
• Var dette det siste prosjektet, havner tingen i innboksen. Der kan du fortsatt åpne den, skrive i den og legge den et nytt sted. Se Innboksen.
• Slett fjerner selve tingen. Den forsvinner fra alle prosjektene den ligger i, sammen med filen, merknadene og versjonene, og det kan ikke angres.

Er du i tvil, er «Ta ut av prosjektet» det du vil ha. Møter har bare det første valget: et møte slettes fra møtesiden.

Sletter du et prosjekt, blir materialet liggende

Møter, dokumenter og notater overlever prosjektet de lå i. De mister medlemskapet og havner i innboksen, der du finner dem igjen og kan legge dem et nytt sted.

Innsikter og rapporter følger prosjektet, som før. De er laget FOR det ene prosjektet og gir ikke mening uten det.

Vil du bli kvitt selve dokumentet, sletter du dokumentet. Da forsvinner det overalt, med filen, merknadene og versjonene.

Navnet må være ledig der du legger den inn

Referanser i notater slås opp på navn, ikke på en skjult id. To notater med samme navn i samme prosjekt ville pekt på hverandre, og da er det tilfeldig hvilket [[Tittel]] treffer.

Derfor sier vi fra i stedet for å døpe om: ligger det et notat med samme navn i prosjektet fra før, må du gi det ene et annet navn først. Vi kan ikke legge på et suffiks for deg lenger, for navnet er det samme overalt, og en omdøping her ville endret navnet også i prosjektene notatet allerede ligger i.

• Døper du om et notat, følger referansene til det med i ALLE prosjektene det ligger i. Bare de som faktisk pekte på notatet du døpte om, ikke alt som tilfeldigvis het det samme.
• Deler et notat og et dokument navn, treffer referansen notatet. Rekkefølgen er notat, dokument, møte, rapport.
• Ligger to notater med samme navn i samme prosjekt likevel, treffer referansen det som har ligget der lengst. Og den blir stående der: en referanse som først har funnet det den peker på, bytter ikke mål fordi noe med samme navn kommer inn i prosjektet senere. Blir målet slettet eller døpt om, slås navnet opp på nytt.

En gammel prosjektlenke som ikke treffer

Har du delt en lenke til et dokument eller et notat inne i et prosjekt, og noen har tatt det ut av prosjektet etterpå, sier siden fra i stedet for å bare vise lista:

• "Ligger ikke i dette oppdraget lenger" betyr at tingen fortsatt finnes. Knappen ved siden av åpner den direkte, og derfra kan du legge den inn igjen der du vil ha den.
• "Finnes ikke lenger" betyr at vi ikke finner den. Da er den enten slettet, eller lenka har mistet noe på veien gjennom en e-post eller en chat.

Lista over materialet står ved siden av beskjeden hele tiden, så du kan gå videre uten å laste siden på nytt.

Vil du dele noe som skal tåle at det flyttes, bruk lenka du får når du åpner dokumentet eller notatet for seg. Den peker på selve tingen og ikke på et prosjekt den ligger i.

Hvor mange steder?

En kilde kan ligge i høyst tjue prosjekter. Trenger du flere, er det som regel et tegn på at den hører hjemme et annet sted enn i prosjektene: en mal eller en standard, ikke oppdragsmateriale.