Opptak og samtykke

Slik tar du opp

Opptak skjer rett i nettleseren med mikrofonen din, uten noe å installere. Timeren, start- og stoppknappen ligger i opptakslinja øverst på møtesiden, og den følger med når du skroller. Du kan pause og fortsette underveis, og lyden lastes opp fortløpende mens du tar opp. Skulle maskinen krasje midt i møtet, mister du derfor maks noen sekunder.

Ett opptak kan vare i opptil 2 timer i denne versjonen.

Opptak på mobil

Opptak fungerer like godt på mobilen, praktisk i møter der du ikke har med PC. Mens opptaket går, holder vi skjermen våken, slik at telefonen ikke låser seg og stopper opptaket. Får ikke nettleseren holdt skjermen våken (for eksempel i strømsparingsmodus), sier vi fra i opptakslinja. Da holder du selv skjermen på til du har trykket stopp.

Bruker du Notatboka ofte på mobilen, kan du legge den til på Hjem-skjermen: åpne notatboka.no i nettleseren, velg Del og deretter Legg til på Hjem-skjerm (Safari på iPhone) eller menyen og Legg til på startsiden (Chrome på Android). Da åpnes Notatboka som en egen app, uten adressefelt i veien.

Skulle skjermen likevel låse seg midt i et opptak, er ikke alt tapt: lyden lastes opp fortløpende, så det som er tatt opp ligger trygt. Åpne møtet igjen, så finner du det under «Her ligger et opptak som ble avbrutt».

Låser du telefonen rett etter at du har trykket stopp, mens det står «Laster opp …», trenger du ikke gjøre noe: nettleseren setter arbeidet på vent mens skjermen er av, og vi fortsetter av oss selv når du åpner siden igjen.

Hvis noe krasjer underveis

Lyden lastes opp i små biter mens du tar opp, så et krasj, en lukket fane eller tomt batteri mister maks de siste 15 sekundene. Neste gang du åpner møtet, ligger det et gult kort i opptaksfanen: «Her ligger et opptak som ble avbrutt». Trykk Gjenopprett opptaket, så syr vi delene sammen, transkriberer og lager referat som vanlig. Vil du ikke beholde det, trykker du Forkast.

Derfor spør vi om samtykke

Å ta opp en samtale krever at deltakerne vet om det og er ok med det. Ansvaret for det ligger hos deg som holder møtet. Derfor må du krysse av for at deltakerne er informert og har samtykket før opptaksknappen låses opp. Avkryssingen ligger i opptakslinja, så du rekker den før møtet er i gang.

Avkryssingen lagres med tidspunkt og hvem som krysset av, slik at du senere kan dokumentere at samtykket var på plass.

Tips til møtestart

En enkel setning holder lenge: «Jeg tar opp dette møtet så jeg slipper å notere alt. Lyden slettes automatisk kort tid etter at referatet er klart. Er det greit for alle?»

Du kan også dele forklaringssiden for møtedeltakere i møteinnkallingen, så vet alle hva som skjer med lyden på forhånd.

Hva skjer med lyden?

Lyden transkriberes automatisk, og selve lydfilen slettes som standard automatisk 24 timer etter at transkriptet er klart. De timene fungerer som et lite angrenett: innenfor fristen kan du bytte møtespråk og transkribere møtet på nytt. Organisasjonen velger fristen i organisasjonsinnstillingene: med en gang, 24 timer, 3 døgn eller 7 døgn. Vil dere heller beholde lydfilene en lengre periode, kan dere velge det samme sted. Der setter dere også hvor lenge de beholdes, opptil 90 dager. Etter fristen slettes de automatisk, mens transkript og referat består.

Flere opptak i samme møte

Setter du opptaket i gang flere ganger, eller laster opp en fil i tillegg, fortsetter transkriptet der forrige opptak slapp. I transkript-fanen spilles opptakene fortløpende som ett møte, og klikk på et avsnitt hopper til riktig sted i riktig opptak. Avspillingslinja viser hele møtet under ett, uansett hvor mange opptak det består av, så tiden på linja er den samme som tidsstemplene i teksten. Er lyd fra en del av møtet slettet, står den delen av linja lysere. Hvert opptak får plassen sin på tidslinjen i det øyeblikket det er lastet opp. Skulle transkriberingen av ett opptak stoppe opp, beholder derfor senere opptak og høydepunktene dine riktige tidsstempler. Slettefristen for lyden regnes fra det siste opptaket er ferdig transkribert, slik at all lyd for møtet slettes samlet. Står det tekst igjen der lyden er slettet, vises tidsstempelet nedtonet.