Prosjekter: materialet og verktøyene

Et prosjekt samler alt som hører til ett oppdrag, for eksempel alle intervjuene i en kartleggingsrunde. Prosjektsiden har to deler: materialet du har samlet, og verktøyene du bruker på det.

Materialet

Møtene, notatene og dokumentene står i én liste, nyeste først, med en overskrift per måned. Overskriften blir stående mens du blar deg gjennom måneden, så du vet hvor i tiden du er.

Filtrene over lista viser hvor mye du har av hver type, og lar deg se bare den ene:

• Alt: alt sammen, i den rekkefølgen det kom.
• Møter: møtene som er med i prosjektet, med status. Det samme møtet kan være med i flere prosjekter, se under.
• Notater: notatene du har skrevet selv. Se Prosjektnotater og referanser.
• Dokumenter: filer du har lastet opp. Marker et stykke tekst i et dokument, så kan du skrive en merknad til det. Hvilke filtyper vi tar imot, står rett under.
• Kart: prosesskartene i prosjektet. De åpner seg i tegneflaten.
• Mål: målene og delmålene. Et delmål står her sammen med målet sitt, ikke under Notater.

Flere typer kan stå på samtidig. Trykker du både Møter og Notater, får du begge deler. Trykk en gang til for å ta den ut igjen, og Alt for å fjerne dem alle.

Snevre inn på folk, møte eller periode

Ved siden av typene ligger flere filtre:

• Personer: velg én eller flere personer, så ser du bare det de var borti. Vi teller den som var med i møtet, den som skrev notatet og den som la inn dokumentet, så et navn dekker alle tre måtene å ha rørt noe på. Vi vet hvem som var i et møte når noen har lagt inn deltakerne, så er lista kort ennå, er det derfor.
• Møte: velg ett eller flere møter, så ser du bare det som hører til dem.
• Periode: velg denne uka, denne måneden, siste tre måneder, i år eller i fjor. Under hurtigvalgene ligger en kalender der du klikker startdato og sluttdato selv. Ingenting endrer seg før du trykker Bruk, så et halvferdig valg river ikke bort lista du ser på.

Velger du flere personer, bestemmer du selv hvordan de henger sammen. Øverst i personmenya står to knapper, eller og og. Med *eller* får du alt minst én av dem var med på, skrev eller la inn. Med *og* får du bare det alle var med på, altså møtet der begge to satt. Ordet du velger står igjen i setningen over lista, så du slipper å gjette: «Kari eller Ola» mot «både Kari og Ola».

Hvert valg viser hvor mange treff det gir FØR du trykker, og et valg som ville gitt en tom liste vises ikke i det hele tatt. Det du har valgt står i klartekst i søkefeltet, med et kryss for å ta det bort, og Nullstill fjerner alt på én gang. Filtrene ligger i adressen til siden, så du kan bokmerke et utsnitt eller sende det til en kollega.

Søkefeltet over lista

Feltet snevrer inn den samme lista og lyser opp treffet, i stedet for å bytte lista ut med en resultatside. Rekkefølgen står stille: det som var øverst blir værende øverst.

Feltet leter i titlene. Skal du lete i det som faktisk ble sagt i møtene og skrevet i notatene, bruk søket, som leser hele innholdet.

Legg til-knappen øverst i menyen til venstre åpner portalen, som dekker alle veiene inn. Står du i et prosjekt, er det forhåndsvalgt. Står du et annet sted, kan du velge et, eller la det være: da havner det i innboksen, og du kan legge det i et prosjekt senere.

Åpner du et notat eller et dokument, står det ved siden av lista. Lukker du det igjen, blir du stående i samme filter.

Referatet ligger under møtet

Har et møte fått referat, står referatet som en egen rad rett under møtet, litt inntrukket og med en tynn strek opp til møtet det kom fra. Du finner det altså der møtet er, og ikke i en egen liste. Trykker du på det, åpnes møtet på referatfanen.

Referatet arver møtets dato, så det blir stående sammen med møtet i lista uansett når vi laget det. Det telles heller ikke som eget materiale på filtrene: står det Møter 4, ligger det fire møter i prosjektet.

Filtypene vi tar imot

| Filtype | Maks størrelse | Hva vi henter ut | | --- | --- | --- | | pdf | 20 MB | Teksten, med overskrifter og punktlister | | docx (Word) | 20 MB | Teksten, med overskrifter, lister og tabeller | | pptx (PowerPoint) | 20 MB | Tittel og punkter per lysbilde, og talernotatene | | xlsx (Excel) | 10 MB | Alle arkene, med arknavn, kolonnenavn og datoer | | csv | 10 MB | Radene, uansett om filen er semikolon- eller kommadelt | | md og txt | 20 MB | Teksten som den står |

Noen ting det er verdt å vite:

• Talernotatene i en presentasjon blir med. Det som ble sagt til lysbildet står ofte i notatfeltet under, og det er som regel den mest verdifulle teksten i filen. Vi merker hvilket lysbilde hvert notat hører til.
• Store regneark og csv-filer skrives om til én rad per avsnitt, med kolonnenavnet foran hver verdi. Da gir hver rad mening alene i et søkeresultat, i stedet for å bli et par tall uten overskrifter. Små tabeller står som vanlige tabeller.
• Vi leser de 2000 første radene i hvert ark. Er det flere, sier vi fra nederst i dokumentet hvor mange som ikke ble med, så du vet det i stedet for å tro at alt er søkbart.
• Excel-datoer blir datoer. Et regneark lagrer 01.01.2024 som tallet 45292, og uten omregningen ville et søk etter datoen ikke truffet noe.
• Bilder, figurer og formler leses ikke. Er innholdet et skjermbilde av en tabell, finner vi ingen tekst i det.

Skal du laste opp noe annet, for eksempel en Google-fil eller et gammelt .doc-dokument, lagrer du det som pdf eller docx først.

Når vi ikke fikk lest et dokument

Et opplastet dokument må leses før innholdet er med i søket, i rapporten og i det Claude ser. Det tar vanligvis noen sekunder, og raden sier Leser dokumentet så lenge det står på.

Går det ikke, sier raden fra der og da, med hva som gikk galt og hva du kan gjøre. Tre ting skjer oftest:

• Vi fant ingen tekst i filen. Det er nesten alltid en pdf som er skannet inn som bilder, uten et tekstlag. Kjør den gjennom en OCR-tjeneste, eller last opp en versjon som er eksportert fra programmet den ble skrevet i. Å prøve på nytt gir samme svar, så den knappen står ikke der.
• Vi fikk ikke lest filen. Da er filen gjerne passordbeskyttet eller skadet. Sjekk at du kan åpne den selv, og velg Prøv å lese på nytt på raden. Hjelper det ikke, last opp en ny versjon av filen.
• Filen er for stor å lese. Den kan være liten på disk og likevel inneholde enormt mye tekst, typisk et regneark med hundretusener av celler. Del den opp, eller last opp bare arket du trenger.

Et dokument som ikke ble lest, ligger fortsatt i prosjektet og kan lastes ned, men det er usynlig for søk og for verktøyene. Derfor sier vi fra på raden i stedet for å la den se ferdig ut.

Et møte kan høre til flere prosjekter

Samme workshop er ofte både grunnlaget i kartleggingen og en referanse i forprosjektet. Da trenger du ikke velge: hent møtet inn begge steder, så teller det med i innsikten og chatten i begge prosjektene. Du kan også krysse av for flere prosjekter i møtedetaljene, på selve møtesiden.

Slik gjør du det:

• Fra prosjektet: Legg til, valget Møte, og så Møte du har fra før. Møtet blir med her, og blir liggende der det ellers er med. Vil du ha det ut igjen, velger du Ta ut av prosjektet i menyen på raden.
• Fra møtet: åpne Detaljer på møtesiden og kryss av for prosjektene møtet hører til. Der ser du alle på én gang.

Kartet, søket og Claude regner med det nye med en gang. Rapporten gjør det ikke: den står slik den ble laget til du lager et nytt utkast. Det er ikke en feil, det er for at et ferdig utkast ikke skal endre seg under føttene på deg.

Tar du et møte ut av ett prosjekt, blir det liggende i de andre, og selve møtet med referat og transkript rører vi aldri. Men vær oppmerksom på én ting: har du skrevet notater her som viser til møtet med [[Møtetittel]], mister de kilden sin når møtet ikke er med lenger. Referansen blir stående som tekst, uten noe å peke på. Vi sier fra hvor mange notater det gjelder før du bekrefter. Henter du møtet inn igjen, våkner koblingene til liv ved neste lagring av notatet.

Ærlig om planene: på gratisplanen har du ett prosjekt, så dette får du først bruk for når du har flere. Det har du på Pro og Team. Se Kvoter og planer.

Vil du se alt du har på tvers av prosjektene, står Notater og Dokumenter som egne innganger i menyen til venstre. Praktisk når du husker dokumentet, men ikke hvilket prosjekt det havnet i.

Verktøyene

• Innsikt, samtale og rapport skjer i Claude, med kilder inn i appen. Se Innsikt og chat: nå i Claude og Innsiktsrapporten.
• Rapport: rapportene som ble skrevet i appen før 09.09, til redigering og eksport.

Rapportene står ikke i materialet. De er noe som ble laget, ikke noe du har lagt inn.

Søk

Fritekstsøket leter på tvers av transkripter, notater, dokumenter og prosjektnotater. Kjekt når du husker at noen sa noe lurt, men ikke hvor.